Μερικά απλά πραγματάκια που πρέπει να ξέρουν οι πελάτες και οι υπάλληλοι.
FRONT OFFICE
Το σύνολο των υπηρεσιών που βλέπει ή που ξέρει ο πελάτης. Καλύπτει τις υπηρεσίες κρατήσεις, Reception, main courante κλπ.
TOUR OPERATOR
Ο χονδρέμπορος του τουρισμού. Μισθώνει αεροπλάνα κλείνει συμβόλαια με ξενοδοχεία και με τοπικούς πράκτορες που κάνουν την διαχείριση των αφιξο-αναχωρήσεων, μεταφορών και εκδρομών των τουριστών. Τις υπηρεσίες αυτές τις πουλάει σαν πακέτα διακοπών, μέσω των πρακτορείων ταξειδίων αλλά και από άλλα ηλεκτρονικά κανάλια διάθεσης.
TRAVEL AGENT
Πρακτορείο ταξειδίων, συνήθως μαγαζί λιανικής πώλησης. Τα πρακτορεία του εξωτερικού πουλάνε τα πακέτα των TOUR OPERATORS. Τα Ελληνικά πρακτορεία αναλαμβάνουν να παρέχουν υπηρεσίες για την καλή εκτέλεση των πακέτων αυτών.
ALLOTMENT
Συμβόλαιο με TOUR OPERATOR ή και πρακτορείο ταξειδίων που ορίζει προ-κράτηση ορισμένου αριθμού δωματίων για συγκεκριμένη χρονική περίοδο και με πολύ χαμηλές τιμές. Ο TOUR OPERATOR στέλνει κρατήσεις που γίνονται pick up από το ALLOTMENT, και ο ξενοδόχος έχει υποχρέωση μέσα στο όριο του πλήθους δωματίων του συμβολαίου, να δεχθεί τις κρατήσεις μέχρι την ημέρα RELEASE. Όσα δωμάτια δεν έχουν επιβεβαιωθεί από τον TOUR OPERATOR, μέχρι την RELEASE DATE, επιστρέφουν στο ξενοδοχείο, για να τα διαθέσει όπως θέλει. Τα συμβόλαια είναι συνήθως ετήσιας διάρκειας και κατοχυρώνουν περισσότερο τον πράκτορα παρά τον ξενοδόχο. Συμβόλαια ALLOTMENT, δίνονται σήμερα και στα ηλεκτρονικά κανάλια διάθεσης.
COMMITMENT
Συμβόλαιο σαν το ALLOTMENT αλλά τα δωμάτια πληρώνονται έρθουν δεν έρθουν. Λέγεται και GUARANTIE BASIS που συνήθως αφορά μίσθωση μέρους η και ολόκληρου του ξενοδοχείου σε τιμή πακέτο για μία σαιζόν.
Allotted COMMITMENT ή Committed ALLOTMENT
Σήμερα υπάρχουν και μικτά συμβόλαια δηλ. μέρος των δωματίων δίνεται σε COMMITMENT και μέρος σε ALLOTMENT.
VOUCHER
Αποδεικτικό στοιχείο πληρωμής του πελάτη τουρίστα για το πακέτο των υπηρεσιών που έχει αγοράσει από τον πράκτορα.. Συνήθως ο πελάτης έχει ένα για κάθε προμηθευτή (ξενοδοχείο, εκδρομή κλπ.).
ROOMING LIST
Λίστα δωματίων του TOUR OPERATOR, με τα ονόματα των πελατών που θα έρθουν ανά δωμάτιο αλλά και τις υπηρεσίες που έχει αγοράσει. Με τις λίστες αυτές αλλά και με τα αντίγραφα των VOUCHERS που παραλαμβάνονται πριν από την άφιξη του πελάτη, ο ξενοδόχος έχει αυτόματα την επικύρωση των δωματίων του ALLOTMENT (pick up).
RELEASE PERIOD
Περίοδος αποδέσμευσης των δωματίων ενός ALLOTMENT. Συνήθως είναι 7, 14 ή 21 ημέρες πριν από κάθε άφιξη. Μόλις περάσει αυτή η περίοδος, τα δωμάτια που δεν έχουν ακόμη επικυρωθεί από τον πράκτορα ή TOUR OPERATOR, ελευθερώνονται αυτόματα για λογαριασμό του ξενοδόχου.
BOOKING POSITION
Κατάσταση του TOUR OPERATOR, με τα δωμάτια που έχουν ήδη αγορασθεί από ένα συμβόλαιο (πλάνο διαθεσιμότητας). Η κατάσταση αυτή αναφέρει πλήθος δωματίων ανά τύπο και ανά ημέρα για συγκεκριμένη περίοδο και αποστέλλεται συχνά και πολύ πριν από την κάθε άφιξη. Η κατάσταση αυτή, χρησιμοποιείται για να την συγκρίνουμε με το αντίστοιχο δικό μας πλάνο διαθεσιμότητας για το συγκεκριμένο συμβόλαιο. Αν το πλάνο του πράκτορα, έχει περισσότερα δωμάτια από το δικό μας, τότε έχει κρατήσεις που δεν μας έχει στείλει ακόμη και θα πρέπει να τις υπολογίσουμε στην διαθεσιμότητά μας (υπόλοιπα από Booking Positions). Μπορεί βέβαια να έχουμε και διαφορές από χειριστικά λάθη δικά μας, οπότε η σύγκριση αυτή, είναι διπλά χρήσιμη.
RELEASE DATE
Ημερομηνία αποδέσμευσης για εκκρεμείς κρατήσεις (WAITING LIST, OPTION, Προκαταβολής κλπ.)
EARLY BOOKING (EB)
Όρος που ανήκει στην πολιτική Marketing του ξενοδοχείου ή και των συμβολαίων των ΤΟ. Όσο πιο νωρίς κλείσει ο πελάτης, τόσο μεγαλύτερη έκπτωση παίρνει. Πχ. εάν ο πελάτης κλείσει έως το τέλος Ιανουαρίου έχει έκπτωση 20%, έως τέλος Μαρτίου, έχει έκπτωση 15% κλπ.
SPECIAL OFFER (SPO)
Αφορά το Marketing και αυτή, και είναι με ειδική έκπτωση με συγκεκριμένους όρους. Πχ. Για κρατήσεις που θα γίνουν τον Μάιο, και αφορούν παραμονές από 1ης Ιουνίου έως 30 Ιουνίου, επιπλέον έκπτωση Χ%.
7=6, 14=12 κλπ
Δωρεάν διανυκτερεύσεις για συγκεκριμένη ελάχιστη παραμονή. Πχ 7=6 ο πελάτης μένει 7 νύκτες και πληρώνει τις 6, 14=12 μένει 14 πληρώνει μόνο τις 12 κλπ.
Τα EB, SPO, 7=6 κλπ, εμφανίζονται και συνδυαστικά στα πακέτα προσφορών
WAITING LIST
Αφορά κρατήσεις για τις οποίες ο ξενοδόχος βάζει σε αναμονή απάντησης τον πελάτη. Συνοδεύεται και από ημερομηνία απάντησης από τον ξενοδόχο (RELEASE DATE).
OPTION
Κράτηση επικυρωμένη από τον ξενοδόχο αλλά όχι από τον ενδιαφερόμενο πελάτη, συνήθως πράκτορα. Η κράτηση αυτή αποδεσμεύεται με RELEASE DATE επίσης.
ARRANGEMENT (Συμφωνία)
Το σύνολο των υπηρεσιών, κοινώς ΠΑΚΕΤΟ, που καλύπτει ένα συμβόλαιο ή μία επί μέρους συμφωνία με τον ξενοδόχο. Τα πακέτα ARRANGEMENT είναι
– RR Room only δωμάτιο μόνο
– BB Bed & Breakfast, δωμάτιο και πρωινό
– ΗΒ Half Board δωμάτιο και ημιδιατροφή (ένα γεύμα)
– FB Full Board δωμάτιο και πλήρης διατροφή (γεύμα & δείπνο)
– ΑLL All Inclusive Όρος που περιλαμβάνει επί πλέον και ποτά καθώς και χρήση ορισμένων υπηρεσιών όπως sports κλπ.
Εκτός από τα ανωτέρω ισχύουν πλέον και νέα πακέτα, όπως HB και κρασί η κατηγορίες ALL ανάλογα με το τι ποτά περιλαμβάνει κλπ.
EXTRAS
Όσες καταναλώσεις δεν περιλαμβάνονται στο ΠΑΚΕΤΟ ARRANGEMENT ανωτέρω (πχ. Ποτά, τηλέφωνα κλπ), ονομάζονται Extras
LIMIT HOUR
Μέγιστη ώρα άφιξης πελάτη που αποτελεί και ώρα αυτόματης αποδέσμευσης του δωματίου (ή των δωματίων) της κράτησης για λογαριασμό του ξενοδόχου. Σε μη επιβεβαιωμένη κράτηση ισχύει ο κανόνας ότι το δωμάτιο κρατείται μέχρι τις 18:00 εκτός αν έχει συμφωνηθεί κάτι διαφορετικό. Οι κρατήσεις αυτές λέγονταν και 6pm και έχουν λίγο πολύ καταργηθεί καθώς έχουν αντικατασταθεί με αντίστοιχες επιβεβαιωμένες (με πιστωτική κάρτα, προκαταβολή κλπ.)
EXTRA BED
Κρεβάτι που δεν περιλαμβάνεται στο δωμάτιο και μπαίνει επί πλέον.
BABY COT
Παιδική κούνια για μωρά. Μαζί με τα EXTRA BEDS αποτελούν στοιχεία που πρέπει να γνωρίζει η προϊσταμένη για κάθε άφιξη ώστε να τα τοποθετούν εγκαίρως στο δωμάτιο.
NO SHOW
Κράτηση μη εμφανισθείσα. Συνήθως χρεώνουμε ακυρωτικά (CANCELATION FEES).
AMENDEMENT
Αλλαγή κάποιου ή κάποιων από τα στοιχεία μίας κράτησης που υπάρχει ήδη.
CANCELATION
Aκύρωση υπάρχουσας κράτησης.
ΚΑΛΥΨΗ – ΠΛΗΡΟΤΗΤΑ
Το ποσοστό που προκύπτει από την διαίρεση του πλήθους των δωματίων που έχουν νοικιασθεί με το σύνολο των διαθεσίμων δωματίων του ξενοδοχείου. Η κάλυψη αυτή παρακολουθείται σε καθημερινή, μηνιαία και ετήσια βάση, καθώς και σε σύγκριση με την περσινή περίοδο.
FORECAST
Πρόβλεψη πληρότητας. Αν πραγματοποιηθούν όλες οι προβλέψεις (αναμενόμενες αφίξεις και προβλεπόμενες αναχωρήσεις) τι κάλυψη θα έχουμε. Το Forecast παρακολουθείται για μία μέρα, μία εβδομάδα ή και 14 ημέρες, από σήμερα και ενδιαφέρει άμεσα τους τμηματάρχες της ξενοδοχειακής μονάδας για να κάνουν έγκαιρο προγραμματισμό προσωπικού, προμηθειών κλπ.
DAY USE
Κράτηση δωματίου για κάποιες ώρες της ημέρας που δεν περιλαμβάνει διανυκτέρευση. Λέγεται και διημέρευση.
HALF DAY
Κράτηση δωματίου για μισή μέρα που δεν περιλαμβάνει διανυκτέρευση. Συνήθως προκύπτει από πελάτες παραμένοντες που την ημέρα αναχώρησης ζητούν να μείνουν στο δωμάτιο μέχρι το απόγευμα. Σύμφωνα με τον νόμο, η χρήση δωματίου μέχρι τις 18:00, χρεώνεται με την μισή τιμή.
HALF DOUBLE – SHARING ROOM – CHAMBRE A PARTAGER
Οι τουρίστες συνηθίζεται να αγοράζουν κλίνη σε δίκλινο δωμάτιο (μισό δίκλινο), με αποτέλεσμα να μοιράζονται το δωμάτιο με ένα άλλο άγνωστο πελάτη. Οι πελάτες αυτοί έχουν SHARING ROOM.
ALLOCATION , PRE-ALLOCATION
Διαδικασία ορισμού του αριθμού ή των αριθμών δωματίου κάθε κράτησης. Η εργασία αυτή μπορεί να γίνει με την καταχώρηση της κράτησης ή την παραμονή της άφιξης ή (το συχνότερο) το πρωί της άφιξης και πριν από την άφιξη.
CHECK IN – CHECK OUT
Εργασία που δηλώνει ότι ο αναμενόμενος πελάτης ήρθε πλέον αλλά και έχει πάρει συγκεκριμένο αριθμό δωματίου (ή δωματίων). Αντίστοιχα για τον πελάτη που έχει αναχωρήσει ισχύει ο όρος CHECK OUT.
REGISTRATION
Διαδικασία εγγραφής των στοιχείων του πελάτη που έχει αφιχθεί. (στοιχεία ταυτότητος, συμφωνηθέντες όροι πακέτου και τιμές κλπ.)
PASSANT ή WALK IN
Πελάτης που έρχεται στο ξενοδοχείο χωρίς να έχει κράτηση και ζητάει δωμάτιο.
PASSANT ΤΜΗΜΑΤΩΝ
Καταναλώσεις στα τμήματα του ξενοδοχείου που πληρώνονται μετρητοίς και δεν είναι χρεωστικά (επί πιστώσει).
PASSANT Λογαριασμοί
Λογαριασμοί που δεν ανήκουν σε δωμάτιο, αλλά σε πελάτη που δεν διαμένει στο ξενοδοχείο (εκδηλώσεις, Tour Leaders, κλπ)
GUEST HISTORY
Το ιστορικό του πελάτη – τα στοιχεία του, πόσες φορές ήρθε, που έμεινε, τι κατανάλωσε κλπ.
ΒΚΠ – ΒΙΒΛΙΟ ΚΙΝΗΣΕΩΣ ΠΕΛΑΤΩΝ
Το βιβλίο αυτό αφορά τον ΚΒΣ, είναι θεωρημένο και περιλαμβάνει τα στοιχεία κάθε πελάτη που έρχεται στο ξενοδοχείο, τους όρους της συμφωνίας και τον αριθμό δωματίου. Το βιβλίο αυτό λειτουργεί μηχανογραφημένο σε ON LINE μορφή, καθώς ο ΚΒΣ είναι σαφής ως προς τον χρόνο τήρησής του “με την άφιξη του πελάτη”.
Το βιβλίο αυτό λέγεται και ΒΙΒΛΙΟ ΠΟΡΤΑΣ.
ΒΙΒΛΙΟ ΑΣΤΥΝΟΜΙΑΣ.
Βιβλίο θεωρημένο από την τοπική αστυνομία στο οποίο γράφονται τα προσωπικά στοιχεία των πελατών (Ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, ΑΔΤ, εθνικότητα κλπ)
ΔΕΛΤΙΟ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΠΕΛΑΤΗ
Προτυπωμένο χειρόγραφο μπλοκ δελτίων όπου γράφονται τα στοιχεία ταυτότητος ή διαβατηρίου κάθε πελάτη που έρχεται στο ξενοδοχείο. Από τα δελτία αυτά συμπληρώνεται το Βιβλίο αστυνομίας.
ΜΗΝΙΑΙΟ ΔΕΛΤΙΟ ΞΕΝΕΠΕΛ
Δελτίο του Ξενοδοχειακού Επιμελητηρίου Ελλάδος, στο οποίο γράφουμε το σύνολο των μηνιαίων αφίξεων και διανυκτερεύσεων ανά εθνικότητα.
MAIN COURANTE
Σύστημα λογιστικής παρακολούθησης των λογαριασμών των πελατών εντός ξενοδοχείου. Αφορά πελάτες που είναι μέσα στο ξενοδοχείο και δεν έχει ακόμη εκδοθεί ο λογαριασμός τους παρόλο που έχουν ήδη κάνει καταναλώσεις.
Για την Γενική Λογιστική η MAIN COURANTE είναι ένας λογαριασμός που περιλαμβάνει τα υπόλοιπα για τους “πελάτες παραμένοντες”.
Απο το site: MyHotel. gr